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Wie Bekommen Wir Unsere Post Ins Ausland

Wie bekommen wir unsere Post ins Ausland

Diese Frage hatten wir uns auch gestellt, bereits lange, bevor wir losgefahren waren. Wir hatten ein wenig recherchiert und waren auf eine für uns passende Methode gestoßen, wie wir unsere Post im Ausland erhalten werden. Diese wollen wir Euch hier vorstellen.

Warum benutzen wir den Scanservice Dropscan?

Briefpost sollte nicht öffentlich zugänglich sein. Und wenn man schon seine Post in fremde Hände gibt, um sie digitaliseren zu lassen, dann sollte das Unternehmen auch gut beleumundet sein. Wir haben viel gelesen und manches Für- und Wider abgewogen und sind letztendlich bei Dropscan gelandet. Siehe auch Datenschutz und Sicherheit. Wir haben uns für den Tarif FLAT20 für 24,90€ im Monat entschieden, wohl wissend, dass es günstigere Anbieter auf dem Markt gibt.


Anmeldung bei Dropscan


Der Anmeldeprozess war schnell und leicht erledigt und danach erhielten wir unsere eigene Scanboxnummer zusammen mit einer Anschrift in Berlin an die die Post weitergeleitet werden kann.

Doch kommen wir damit auch schon zu einer wichtigen Voraussetzung:


Der Nachsendeauftrag


Früher war alles einfach. Da gab es die Deutsche Bundespost und gut wars. Heute gibt es diverse postzustellende Unternehmen, die alle in gegenseitiger Konkurrenz zueinander stehen. Es reicht also nicht, nur bei DHL einen kostenpflichtigen Nachsendeauftrag zu beantragen. Selbiges gilt zumindest auch für die Citipost, die zwar nicht ganz so viel verlangt, wie DHL (19,90€ für 6 Monate), aber immer noch 9,99 € für 6 Monate berechnet.

Bei der Citipost ist zu beachten, dass man das richtige Formular erwischt und auch das richtige regionale Citipost-Unternehmen anschreibt, denn intern wird da nichts weitergeleitet.


Wie funktioniert das denn nun bei Dropscan?


Nach dem Einloggen gelangt man auf eine Übersichtsseite, wo die aktuell neu eingegangene Briefpost erscheint.

Post im Ausland - Weltenbummlerinnen.de

Es wird nur die Vorderseite der aktuellen Briefsendung gescannt und hier eingestellt.

Nun kann ich entscheiden, was mit diesem gescannten Briefumschlag weiter passieren soll. Ich habe die Auswahl zwischen

  • Öffnen und Scannen
    Diese Option wählen wir, wenn ein Brief so interessant erscheint, dass wir ihn als PDF erhalten wollen. Außerdem kommt es leider immer wieder vor, dass sowohl DHL als auch Citipost Weiterleitungs-Aufkleber quer über das Adressfeld kleben, so dass man gar nicht weiß, von wem dieser Brief eigentlich kommt
  • Weiterleiten
    Diese Option wählen wir, wenn wir genau wissen, was in einem Brief enthalten ist, den Inhalt jedoch nicht wirklich sofort erhalten müssen.
  • Vernichten
    Es dürfte klar sein, dass wir uns Werbung weder scannen noch nachsenden lassen. Deshalb wählen wir diese Option hierfür.
Post im Ausland - Weltenbummlerinnen.de

Entscheide ich mich für den Menüpunkt Öffnen und Scannen, passiert mit dem Brief ebensolches und einige Stunden, manchmal jedoch erst einen Tag später erhalte ich die gescannte Datei. Bei einer Nachfrage bei Dropscan.de wurde mir der Arbeitsprozess sehr ausführlich erläutert. Zeitliche Verzögerungen ergeben sich aus den Arbeitszeiten der Mitarbeiter und den Wochenenden, was für uns auch völlig akzeptabel ist.

Nun jedenfalls bekomme ich, wenn ich die Vorderseite des jeweiligen gescannten Umschlages klicke, noch einmal den Briefumschlag angezeigt.

Post im Ausland - Weltenbummlerinnen.de

Wenn ich nun auf den Menüpunkt Scan klicke, erhalte ich eine Übersicht des gescannten Briefes.

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Jetzt kann ich mich entscheiden, was mit diesem Brief geschehen soll. Die Briefe liegen nun als mehrseitige und durchsuchbare PDF vor.

Hinweis: Wenn sich in dem gescannten Briefumschlag ein mehrseitiges Prospekt befindet, werden von diesem nur Vorder- und Rückseite gescannt. Danach wird nachgefragt, ob der Prospekt geöffnet und die Einzelseiten gescannt werden sollen.


Workflow


Wir müssen an dieser Stelle einen kleinen Einschub machen und erklären, wie unser persönlicher Workflow aussieht.

Zusendung per Email

Wir haben die dropscanseitigen Einstellungen dahingehend personalisiert, dass wir zeitgleich mit dem erledigten Scan eine Email bekommen, in der die gescannte Datei als PDF angehängt ist.

Das hilft uns, schnell auf wichtige Schreiben reagieren zu können.

Speicherung in der Dropbox

Zeitgleich wird die gescannte Datei auch in unsere Dropbox hochgeladen, so dass wir immer ein Backup erhalten.

Belassen auf dem Dropscanserver

Wir belassen die Dateien zunächst auf dem Dropscanserver, um sie dann „alle Nase lang“, also etwa einmal pro Woche einzeln herunterzuladen, umzubenennen und abzulegen. Dieser Workflow hat sich für uns als am effektivsten herausgestellt, weil es sonst immer zu Dateidoppelungen und damit Doppelarbeit kommen kann. Fragestellung hier: Habe ich diese bestimmte Datei schon von der Email aus abgelegt, oder muss ich sie noch herunterladen. Um diese Problematik zu umgehen, handeln wir, wie oben beschrieben.

Post im Ausland - Weltenbummlerinnen.de

Doch zurück zum eingescannten Brief. Wir können nun entscheiden, ob wir die Datei als mehrseitige und durchsuchbare PDF herunterladen wollen, ob wir sie löschen wollen, oder ob wir sie manuell einem Cloud-Dienst anvertrauen wollen. Dieses kann auch – wie zuvor erwähnt – im normalen automatisierten Workflow eingestellt werden.

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Weiterleitung der Briefpost


Wenn wir jetzt einen Briefeingang hatten, der nun gescannt wurde, ist es ja oftmals so, dass wir auch das Original aufheben wollen. Es kann bei Dropscan 3 Monate lang kostenlos gesammelt werden. Danach wird es richtig teuer, pro Dokument und Monat werden 50 ct berechnet.

Deshalb lassen wir uns spätestens nach 90 Tagen die Post nach Haus zum lieben Timo liefern, der sie für uns aufhebt.


Erstellen von Sammelsendungen

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Man kann für die weitergeleiteten Briefe Sammelsendungen erstellen und verschiedene Empfänger anlegen. Auch kann man schon im Vorfeld das Versanddatum benennen (was ja, wie oben beschrieben, hilfreich ist, um Kosten zu sparen)

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Wie teuer ist denn das Ganze?


Dropscan bietet zur Zeit mehrere Bezahlmodelle an. Diese unterscheiden sich nach Preisen für Privatkunden und für Gewerbliche Kunden.

Wir selbst haben uns für den Tarif Flat 20 für monatlich 24,90€ entschieden, der u. a. das Öffnen und Scannen von bis zu 20 Sendungen im Monat beinhaltet. Dieses entspricht unserem Postaufkommen am ehesten. Es kommt recht selten vor, dass mehr Post eingeht und dass dann etwas mehr bezahlt werden muss. Es fallen jedoch hierfür keine großen Summen an. Als Beispiel haben wir Dir einen Auszug unsere Dropscan-Kontos eingefügt:

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Datenschutz und Sicherheit


Das absolute Hauptargument für Dropscan waren die Angaben über Datenschutz und Sicherheit, die hier nachzulesen sind, die wir aber auch kurz hier anführen wollen, da wir sie für wichtig halten.

1. Physische Sicherheit

Mit diesen Maßnahmen stellen wir sicher, dass die physischen Sendungen unserer Kunden immer nur vom tatsächlichen Empfänger gelesen werden können und somit das Briefgeheimnis jederzeit gewahrt bleibt:

  • Zutritt zum Produktionszentrum nur für autorisierte Personen mit elektronischer Zutrittskontrolle und Kameraüberwachung.
  • Softwaregestützter Produktionsprozess mit lückenloser Nachverfolgung von einzelnen Sendungen im Produktionsablauf.
  • Identifizierung jeder Sendung mit Hilfe von individuellen Barcodes.
  • Verarbeitung der Scanvorlagen in einem stark automatisierten Verfahren, das den verantwortlichen Mitarbeitern keine Möglichkeit zur Auswahl oder Klassifizierung der Daten gibt.
  • Im Hinblick auf Datenschutz geschultes Personal.
  • Sichere Aufbewahrung von Sendungen in einem separat verschlossenen Archiv.
  • Weiterleitung von Sendungen auf dem Postweg als versichertes Paket mit Sendungsverfolgung in gesicherten Kartonagen.
  • Sicherung des Scanzentrums außerhalb der Produktionszeiten durch eine externe Sicherheitsfirma.
  • An- und Ablieferung von Sendungen erfolgt ausschließlich über einen gesicherten Zugang.
  • Vernichtung von Sendungen in einem Sicherheitsbehälter der Sicherheitsstufe 3 (Datenschutztonne) der von einem zertifizierten Dienstleister entsorgt wird.

2. Elektronische Sicherheit

Die folgenden Maßnahmen garantieren Sicherheit und Schutz Ihrer digitalen Dokumente (Scans) sowie aller weiteren kundenbezogenen Daten:

  • Unterbringung der Server von Dropscan in einem der modernsten und sichersten Rechenzentren Europas im Frankfurter Bankenumfeld.
  • Sämtliche kundenrelevanten Daten verbleiben zu jeder Zeit in deutschem Hoheitsgebiet. Keine Auslagerung der Daten in Speichersysteme außerhalb Deutschlands.
  • Vollredundante und hochskalierbare Serverinfrastruktur, die höchste Sicherheits- und Leistungsansprüche erfüllt.
  • Daten werden durchgängig unter Verwendung von modernsten Verschlüsselungs- und Sicherheitstechnologien übertragen (256-Bit-AES-Verschlüsselung, identisch mit dem Sicherheitsstandard bei Geldinstituten).
  • Exklusiver Zugriff auf Daten nur durch ausgewählte und berechtigte Stellen.
  • Schutz vor unautorisierten Eingriffen in das Netzwerk und externe Zugriffen auf sensible Daten.
  • Daten werden gegen logische und physikalische Fehler sowie gegen unbefugten Zugriff oder Datenverlust gesichert.
  • Kontinuierliches Backup kundenrelevanter Daten.

3. Rechtliche Sicherheit

Mit diesen Maßnahmen garantieren wir, dass unsere Kunden auch im juristischen Sinne zu jedem Zeitpunkt alleinige Eigentümer ihrer Daten bleiben:

  • Servicebasiertes Geschäftsmodell, das nicht darauf ausgerichtet ist Umsätze durch den Verkauf von Daten zu erzielen.
  • Detaillierte AGB und Datenschutzbestimmungen garantieren, dass kundenbezogene Daten niemals an externe Dritte weitergegeben werden können.
  • Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für Unternehmen, die personenbezogene Daten Dritter verarbeiten lassen.
  • TÜV-zertifizierter Datenschutzanwalt als Datenschutzbeauftragter des Unternehmens.
  • Keine Weiterleitung von Daten in andere Staaten, da diese nicht den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen unterliegen (BDSG).
  • Sämtliche Prozesse des Service werden kontinuierlich auf Einhaltung der deutschen Datenschutzbestimmungen überprüft.
  • Alle mit der Verarbeitung von Daten befassten Mitarbeiter sind gemäß §5 Bundesdatenschutzgesetz (Datengeheimnis) verpflichtet und in die Schutzbestimmungen des BDSG eingewiesen worden. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.

Fazit


Wir nutzen Dropscan jetzt seit August 2017 um unsere Post im Ausland zu erhalten und sind mit dem Service und der Geschwindigkeit rundherum zufrieden. Wir würden diesen Scanservice wieder auswählen, wenn wir vor der Entscheidung stünden. Und nein, wir werden nicht gesponsort, sondern sind tatsächlich völlig überzeugt.

Hinweis:

Solltet auch ihr einen Scanservice beauftragen wollen und ihn – wie wir – vor eurer Reise ausprobieren wollen, denkt bitte daran, dass auch Warensendungen, EC-Karten und ähnliches per Briefpost transportiert werden und diese dann natürlich auch beim Scanservice landen.

Das war zunächst sehr unpraktisch, denn was sollte Scanbox schließlich mit bei Ebay bestellten kleinen Dichtringen und ähnlichem.

Wir haben das Ganze dann so gelöst, dass wir die Empfängeradressen bei Ebay und Amazon entsprechend geändert haben, so dass keine Weiterleitung für diese Warensendungen mehr erfolgt ist.


Bekomme ich einen Bonus, wenn ich mich über weltenbummlerinnen.de bei Dropscan anmelde?


Solltest Du nach der Lektüre dieses Berichtes überlegen, Dir ein Dropscan-Konto zuzulegen, könntest Du über diesen Link einen kleinen Bonus erhalten. Es würden Dir 10 Öffnen & Scannen-Vorgänge gut geschrieben, welche über Dein gebuchtes Kontingent hinausgehen und extra bezahlt werden müssten. Wir selbst würden 30 solcher Öffnen & Scannen Vorgänge gut geschrieben bekommen.

Stay tuned… es bleibt spannend.

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare
  1. Hi,
    warum so umständlich? Habt ihr keine Verwandten oder gute Freunde wo die Post hingehen kann? Mir wäre das zu teuer und zu umständlich.
    Meine Post geht zu meiner Schwester, die hat erlaubnis die Post zu öffnen, fragt trotzdem jedesmal nach ob sie die Post öffnen darf.
    Wenn es was wichtiges ist, dann macht sie davon ein Bild mit dem Smartphone und schickt mir das per Whats App. Kostet gar nix, man kann alles erkennen und ich kann auf die Post reagieren.
    Garantiert sogar schneller wie der Scanservice.

    1. Hallo Martin,
      natürlich ist es toll, wenn man jemanden hat, der diesen Service ersetzen kann und will. Wir wollen jedoch die Möglichkeiten außerhalb dieser Option darstellen, für dessen Nutzung es ja vielfältige Gründe geben kann. Liebe Grüße

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